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    第六十一期

    解讀紅木家具企業的信用管理

    這兩年,筆者考察市場發現,對經銷商采取信用銷售已成為紅木家具行業產品銷售中的慣用策略,信用銷售行為的出現增加了紅木家具企業的銷售量和銷售額,擴大了市場占有率。然而機會往往伴隨著風險,信用銷售這種行為模式也存有一定的隱患,一旦出現應收賬款拖欠問題,紅木家具企業將面臨資金周轉困難、營業周期加長、現金流出增大、壞賬風險增加等問題,如果不加以控制,企業甚至將面臨破產的風險。因此本文以案例的形式,來談談紅木家具企業如何做好信用管理,期望給業內讀者帶來一點借鑒。

    一、信用管理體系存在的問題

    P紅木家具有限公司是我國華東地區的一家專業生產新中式紅木家具產品的實力型廠商,近年來,該公司的產品銷售額實現穩步增長。但據筆者考察發現,P公司在對經銷商的信用管理方面存在很多問題,比如其銷售部門為了增加銷售業績,毫無限制地提高對經銷商的信用銷售額度,而這鐘做法直接導致了自身企業產生了較多的呆賬、壞賬。究其原因,是該公司尚未建立信用管理部門,沒有設置專人進行信用風險管理,在信用風險評價方面,主要采用銷售部門對經銷商的主觀判斷等等。下面筆者來具體談談。

    1.缺乏獨立的信用管理部門

    P公司對經銷商的信用評級主要由銷售部門完成,缺乏獨立的信用管理部門,導致監督機制相對滯后。根據P公司的獎懲機制,業績的誘惑使銷售人員在忽略其他信息的同時,無限關注銷售業績。為了實現銷售目標,很容易忽視企業制定的規章制度。比如,偽造虛假的經銷商信用信息,使得低信用經銷商的信用信息難以準確地反映其資金狀況和償債能力。雖然中間會有董事和總經理的審計,但是高層管理者不容易發現,他們已經厭倦了在審查過程中做出風險判斷,信貸銷售的風險大大增加。

    2.經銷商資信調查不嚴格 

    在P公司,對經銷商進行資信調查的職責由銷售部門承擔。在實際執行過程中,大多經銷商信息具有真實性較低的問題,在收集信息的過程中,銷售人員通常選擇與經銷商直接交流,具有較高的局限性和主觀性?,F階段,隨著社會信息化水平不斷提升,企業獲取信息的渠道不斷擴展,可以通過專業評級機構、銀行機構等對經銷商的信用信息進行了解,從而更加全方位了解他們的資信情況。另外,P公司在對經銷商的信息收集方面,主要以第一次業務的錄入信息為主,后期的信息更新相對較少。要知道,市場環境瞬息萬變,經銷商信息也處于動態變化中,只有不斷獲取經銷商的動態信息,對檔案內容進行補充和完善,才能為后期的授信決策提供必要的信息依據。

    3.信用額度的管理寬泛 

    P公司對經銷商的信用額度管理非常寬松,一般都會滿足經銷商的需求,特別是那些業務來往密切,交易量較大的經銷商。例如:B經銷商是P公司的重要客戶,其交易量常年排在前十位。P公司出于對B經銷商的信任,一直以來都滿足該公司的信用額度要求。在這種情況下,如果該經銷商的財務狀況出現問題,必然導致P公司蒙受相應損失。 

    4.賬款管理及催收程序有待完善

    現階段,P公司對于應收賬款缺乏科學有效的催收手段,好的催款方式可以有效促進應收賬單的回款。P公司財務部的主要職能是記錄日常的應有賬款,但是由于和銷售部門溝通不足,在應有賬款回收方面缺乏緊密有效的控制與監督,銷售部門人員過于關注訂單和銷售額,如果應收賬款的回收事宜協調不到位,便互相推卸責任,引發部門之間的員工爭執,阻礙了企業的可持續發展。

    二、信用管理問題的解決方案

    目前,P公司在經銷商的信用管理方面存在很多不足之處,需要針對性地加以完善,這樣企業才能夠長久地發展下去。 

    1.新設信用管理部門 

    若想要控制信用銷售風險的全過程,就需組建專門的信用管理部門,安排綜合素質高的專職管理人員,在統籌全局發展的同時,制定相關的信貸政策,以滿足企業發展規劃的要求。同時,信用管理部門需充分利用專業知識,整合不同部門之間的評價,建立有效規范的操作流程,加強利益約束,提升信用風險管控水平。具體而言,筆者建議P公司成立專門的信用管理中心,并且設置資信調查崗位、額度授信崗位以及債權監管崗位等等。 

    2.完善經銷商信用檔案 

    筆者認為,經銷商的資信信息是首個容易產生信用銷售風險的風險點,需要建立經銷商檔案進行統一管理。在建檔過程中,紅木家具企業需要堅持集中化、全面化、動態化的基本原則,提升經銷商信用信息的管理水平。其中,全面化原則要求全面且細致地收集經銷商信用信息,豐富信息獲取渠道,從而了解他們真實的財務和經營情況;集中化要求按照統一的管理模式,集中管理經銷商的信用檔案;動態化原則要求紅木家具企業時刻關注經銷商資信情況的變化,對經銷商的信用檔案進行持續更新。 

    3.制定嚴謹的信用額度 

    對于紅木家具企業的信用管理部門而言,必須在控制風險的基礎上提升經銷商的信用額度,而不能毫無節制地提升額度,需要對授信額度設置一定上限,在觸及上限額度后,會啟動預警機制,經銷商只有在償還之前額度的前提下,才能進一步獲取額度。通過這種方式,才能避免經銷商的授信額度較高而導致壞賬風險。

    筆者建議P公司根據歷史交易記錄,來確認經銷商上季度累計交易量,再結合同行企業的信用銷售期限以及公司自身的資金狀況來確定經銷商信用期限和信用額度,并以季度為單位,適時調整經銷商的信用額度。如果經銷商使用的額度,在授信辦確定的信用銷售額度范圍內,那么經銷商即可根據具體的流程展開賒購活動;如果經銷商對信用額度的使用量達到P公司設置的上限,則其需要償還之前的額度,才能釋放新的額度,如果沒有償還之前的信用額度,那么則無法展開賒購活動。換而言之,P公司向經銷商提供的信用額度是動態循環的,即在信用額度風險不擴大的同時,促使經銷商在規定時間內進行還款。

    4.加強事中賬款監管 

    在紅木家具企業的資本結構中,應收賬款具有重要的作用,其占比需具有一定的穩定性,如果該占比超過特定范圍,則可能導致風險。因此筆者建議P公司在風險程度分析的基礎上,時刻關注經銷商應收賬款的回收情況。在滿足條件要求時,公司需要在第一時間要求經銷商回款,并將欠款總量維持在較低在水平和可控范圍。

    通過賬齡分析,有利于紅木家具企業更充分了解經銷商的應收賬款動態變化,從而為經銷商提供授信額度的動態管理。在賬齡研究的基礎上,根據賬齡時間的長短,對不同的賬款進行分類,從而有效規避壞賬的發生。在簽訂信用銷售合同之后,經銷商的信用風險并非一成不變,而處于動態變化之中,其企業財務的變化情況以及自身盈利能力都會對應收賬款回收造成較大的影響。因此,在應收賬款的監控過程中,紅木家具企業必須高度關注經銷商的信用變化情況,并保持和他們的緊密溝通,保證應收賬款的順利回款。 

    5.完善事后催收程序 

    信用銷售合同簽訂之后的風險控制,主要集中在應收賬款的回收流程上,需要紅木家具企業在訂單簽訂后,高度重視賬款的催收。根據賬齡分析報告,清查經銷商的應收賬款,了解賬款的回收情況,以及全額回收所需的時間,重點對回收比率、回收期限等因素進行監控,并實施相應的追款方案,確保應收賬款回收率。整個催收過程的步驟如下:

    催收前的準備。整理催收檔案,由債權監管辦公室負責具體的管理、操作,并將相關資料提交給核算部門,并由財務部門備案,將賬單信息發送給經銷商。

    提醒還款時間。還款之前七個工作日聯系經銷商,確認還款時間,了解其信用情況和支付能力,并準備相關資料,為后期的法律程序提供必要依據。

    到期催收。如果經銷商未在規定時間償還賬款,需要根據政策和制度向其提交催收通知,并記錄在案。匯總尚未還款的經 銷商名單,提交給風險管理部門以及分管領導,綜合各方面因素,制定收賬措施。如果經銷商拒絕償還賬款,則需要由債權辦 啟動法律程序。

    6.提高風險管理意識,建立風險考核機制 

    一直以來,P公司對信用銷售的風險都認知不足,目前,該公司實施銷量優先的策略,其信用政策相對寬松,為信用銷售風險埋下隱患。通常而言,紅木家具企業通過提升風險管理意識可以改善企業的風險管理效率,只有企業管理層認識到信用銷售的風險,才能將風險管理機制貫徹到各個部門。所以,P公司如果要提高信用銷售風險的管理水平,當務之急是加強信用風險管理意識,并且建立高效的考核評估機制。 

    隨著市場競爭程度的不斷加劇,銷量優先策略的確具有一定的必要性,完全調整并不現實,但是也需要在核心環節和流程加大風險管理力度。比如說,銷售部門業績提成在與他們的績效掛鉤的同時,也可掛鉤于經銷商的風險控制相關指標。在風險出現后,確定相關人員所需承擔的后果。對于財務中心而言,也需將對經銷商信用風險的評價、經銷商信用額度的控制等環節納入風險考核的內容。

    總之,紅木家具企業只有重視對經銷商的信用風險評估,對信用銷售行為謹慎審核,對應收賬款進行動態監控,對逾期款項進行科學合理催收,才能使企業的資金壓力得到逐漸緩解,企業的經營狀況才能不斷改善。

    (來源:第六十一期《品牌紅木》雜志  馬達/文)

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